TERMES, CONDITIONS ET DÉCHARGE DE RESPONSABILITÉ
TERMS, CONDITIONS AND RELEASE OF LIABILITY
ULTRANZA TRAIL 2027
AUCUN REMBOURSEMENT
NO REFUNDS
AUCUN REPORT DE DOSSARD À UNE ÉDITION ULTÉRIEURE
NO BIB DEFERRALS TO A FUTURE EDITION
ASSURANCE ANNULATION : SEULE EXCEPTION CONTRACTUELLE
CANCELLATION INSURANCE: ONLY CONTRACTUAL EXCEPTION
1. CONDITIONS D’ACHAT / PURCHASE CONDITIONS
FR
Toute inscription est finale, personnelle et non remboursable, sous réserve d’un transfert de dossard expressément autorisé et effectué conformément à la présente politique.
Aucun remboursement, crédit ou report vers une édition ultérieure ou vers un autre événement ne sera accordé à la demande du participant, peu importe la raison, notamment en cas de blessure, de maladie, d’empêchement personnel, de conflit d’horaire, de changement de situation ou de conditions météorologiques.
La seule exception contractuelle applicable à une annulation demandée par le participant est lorsqu’une assurance annulation a été souscrite au moment de l’inscription. Toute demande doit être adressée directement au fournisseur de l’assurance et demeure assujettie à ses conditions et à son approbation. Courir Laurentides ne traite pas la réclamation et ne peut en garantir l’acceptation.
Les droits accordés par une loi d’ordre public demeurent applicables.
EN
All registrations are final, personal, and non-refundable, except where a bib transfer is expressly authorized and completed in accordance with this policy.
No refund, credit, or deferral to a future edition or another event will be granted at the participant’s request, regardless of the reason, including injury, illness, personal circumstances, scheduling conflicts, changes in circumstances, or weather conditions.
The only contractual exception applicable to a cancellation requested by the participant is where cancellation insurance was purchased at the time of registration. Any claim must be submitted directly to the insurance provider and remains subject to its terms and approval. Courir Laurentides does not administer the claim and cannot guarantee its approval.
Any rights that cannot be excluded by law remain applicable.
2. POLITIQUE SUR LES DOSSARDS / BIB POLICY
FR
Changements de distance et transferts de dossard
Aucun report de dossard vers une édition ultérieure ou vers un autre événement ne sera accordé à la demande du participant.
Les changements de distance et les transferts de dossard à une autre personne sont permis sous réserve de la disponibilité des places, des délais applicables et des modalités établies par Courir Laurentides.
Les changements de distance demandés plus de six (6) semaines avant l’événement sont effectués sans frais administratifs. Lors d’un passage à une distance dont le tarif est plus élevé, le participant doit payer la différence applicable. Aucun remboursement n’est accordé lors d’un passage à une distance moins chère.
Les transferts à une autre personne complétés plus de six (6) semaines avant l’événement sont effectués sans frais administratifs de Courir Laurentides. Des frais techniques de 1,95 $ CA, plus les taxes applicables, exigés par Race Roster s’appliquent à chaque transfert complété avec succès.
À compter de six (6) semaines avant l’événement et jusqu’à la date limite indiquée ci-dessous, tout changement de distance ou transfert est assujetti à des frais administratifs de 15 $ CA, plus les taxes applicables. Pour un transfert, ce montant comprend les frais techniques exigés par Race Roster. Toute différence de tarif applicable à un changement de distance demeure payable en supplément.
Date limite
Pour des raisons logistiques, les changements de distance et les transferts de dossard ferment deux (2) semaines avant l’événement.
Pour l’édition d’Ultranza du 12 septembre 2027, toute démarche doit être entièrement complétée au plus tard le 28 août 2027 à 23 h 59, heure du Québec, ce qui comprend la réception du paiement et de tous les renseignements exigés. À compter du 29 août 2027, aucun changement de distance ni transfert de dossard ne sera accepté. Une démarche amorcée avant la date limite, mais demeurée incomplète à cette échéance, ne pourra pas être finalisée après la fermeture.
Modalités et restrictions
Aucun changement de distance ni transfert n’est garanti : leur réalisation demeure conditionnelle à la disponibilité des places et au respect des modalités et de la date limite indiquées ci-dessus.
Un participant ayant obtenu un transfert autorisé pourrait devoir utiliser le dossard déjà imprimé au nom du participant initial. Lorsque les contraintes techniques le permettent, le dossier électronique et la puce de chronométrage seront associés au nouveau participant.
La vente ou la remise privée d’un dossard sans transfert officiel auprès de Courir Laurentides est interdite. Le participant inscrit demeure responsable de l’exactitude des renseignements transmis.
EN
Race Distance Changes and Bib Transfers
Participant requests to defer a race entry to a future edition or transfer it to another event will not be accepted.
Race distance changes and bib transfers to another person are permitted subject to available spots, applicable deadlines, and the terms established by Courir Laurentides.
Race distance changes requested more than six (6) weeks before the event are processed without administrative fees. Participants switching to a higher-priced distance must pay the applicable price difference. No refund will be issued when switching to a lower-priced distance.
Transfers to another person completed more than six (6) weeks before the event are processed without Courir Laurentides administrative fees. A Race Roster technical fee of CAD $1.95, plus applicable taxes, applies to each successfully completed transfer.
Starting six (6) weeks before the event and until the deadline specified below, all race distance changes and transfers are subject to a CAD $15 administrative fee, plus applicable taxes. For transfers, this amount includes the Race Roster technical fee. Any applicable price difference for a race distance change remains payable in addition to this fee.
Deadline
For logistical reasons, race distance changes and bib transfers close two (2) weeks before the event.
For Ultranza on September 12, 2027, all steps must be fully completed by August 28, 2027, at 11:59 p.m. Eastern Time, including receipt of payment and all required information. No race distance changes or bib transfers will be accepted starting August 29, 2027. Any process started before the deadline but still incomplete at that time cannot be finalized after the deadline.
Terms and Restrictions
No race distance change or transfer is guaranteed. All changes and transfers remain subject to available spots and compliance with the terms and deadline specified above.
A participant receiving an authorized transfer may be required to use the bib already printed with the original participant’s name. Where technically possible, the electronic registration record and timing chip will be linked to the new participant.
Privately selling or giving a bib to another person without completing an official transfer through Courir Laurentides is prohibited. The registered participant remains responsible for the accuracy of the information provided.
3. ACCEPTATION DES RISQUES / RISK ACKNOWLEDGMENT
FR
Je reconnais que la participation à une course en sentier comporte des risques inhérents et parfois imprévisibles, notamment :
- terrain irrégulier ou instable, racines, rochers, branches, fossés, ruisseaux, boue, eau, pentes et surfaces glissantes;
- conditions météorologiques variables, chaleur, froid, pluie, vent, orages et visibilité réduite;
- chutes ou collisions avec d’autres participants, bénévoles, spectateurs, animaux, véhicules ou obstacles;
- éloignement des services d’urgence et délai possible avant l’intervention des secours;
- effort physique intense ou prolongé, déshydratation, hypothermie, épuisement, malaise et désorientation;
- modification soudaine de l’état des sentiers, du balisage ou du parcours;
- perte, vol ou détérioration de biens personnels.
EN
I acknowledge that participating in a trail race involves inherent and sometimes unpredictable risks, including:
- uneven or unstable terrain, roots, rocks, branches, ditches, streams, mud, water, slopes, and slippery surfaces;
- changing weather conditions, heat, cold, rain, wind, storms, and reduced visibility;
- falls or collisions with other participants, volunteers, spectators, animals, vehicles, or obstacles;
- distance from emergency services and possible delays before assistance is available;
- intense or prolonged physical exertion, dehydration, hypothermia, exhaustion, illness, and disorientation;
- sudden changes in trail conditions, course markings, or the course;
- loss, theft, or damage to personal belongings.
4. ÉTAT DE SANTÉ, APTITUDE ET SOINS D’URGENCE / HEALTH, FITNESS AND EMERGENCY CARE
FR
Je certifie être en condition physique et mentale suffisante pour participer à l’épreuve choisie. Il m’appartient d’évaluer mes capacités, de respecter mes limites et de cesser ma participation si mon état de santé ou les conditions l’exigent. Je reconnais qu’il est de ma responsabilité d’obtenir, au besoin, l’avis d’un professionnel de la santé avant l’événement.
Je m’engage à fournir des renseignements médicaux et des coordonnées d’urgence exacts et à signaler aux intervenants toute information pertinente si une intervention devient nécessaire.
En cas d’urgence, j’autorise les premiers soins, l’évaluation, le transport ou les autres mesures raisonnablement jugées nécessaires. Je demeure responsable des frais personnels qui ne sont pas couverts par un régime public ou privé, sous réserve de la loi applicable.
EN
I certify that I am in sufficient physical and mental condition to participate in the selected event. I am responsible for assessing my abilities, respecting my limits, and stopping my participation if my health or the conditions require it. I acknowledge that it is my responsibility to seek advice from a healthcare professional before the event where appropriate.
I agree to provide accurate medical and emergency-contact information and to disclose any relevant information to emergency personnel if assistance becomes necessary.
In an emergency, I authorize first aid, assessment, transportation, or other measures reasonably considered necessary. I remain responsible for personal costs not covered by a public or private plan, subject to applicable law.
5. RÈGLES, MATÉRIEL ET SÉCURITÉ / RULES, EQUIPMENT AND SAFETY
FR
Je m’engage à respecter les règlements de l’événement, les consignes données par Courir Laurentides, les bénévoles, les secouristes, les propriétaires ou gestionnaires de sites et les autorités compétentes.
Je dois suivre le parcours balisé et transporter tout matériel obligatoire annoncé dans le guide du coureur ou les communications officielles. Un fichier GPX, une montre ou un appareil de navigation constitue un outil complémentaire et ne remplace jamais le balisage ni les directives données sur le terrain.
Courir Laurentides peut retarder ou empêcher mon départ, m’arrêter, me retirer du parcours ou me disqualifier si mon état, mon comportement, mon équipement, le non-respect du parcours ou toute autre situation présente un risque ou contrevient aux règles. Une telle intervention ne donne droit à aucun remboursement, sous réserve des droits prévus par la loi.
EN
I agree to comply with the event rules and with instructions issued by Courir Laurentides, volunteers, first responders, property owners or site managers, and competent authorities.
I must follow the marked course and carry all mandatory equipment identified in the runner guide or official communications. A GPX file, watch, or navigation device is a supplementary tool and never replaces course markings or instructions provided on site.
Courir Laurentides may delay or prevent my start, stop me, remove me from the course, or disqualify me if my condition, conduct, equipment, failure to follow the course, or any other situation creates a risk or breaches the rules. Such action does not entitle me to a refund, subject to rights provided by law.
6. ACCEPTATION DES CONSÉQUENCES / ASSUMPTION OF CONSEQUENCES
FR
Je comprends que les risques associés à ma participation peuvent entraîner des blessures corporelles, une incapacité, le décès, des dommages matériels ou la perte de biens. Je choisis de participer volontairement et j’assume les risques inhérents à l’activité.
EN
I understand that the risks associated with my participation may result in bodily injury, disability, death, property damage, or loss of personal belongings. I choose to participate voluntarily and assume the risks inherent in the activity.
7. DÉGAGEMENT DE RESPONSABILITÉ / RELEASE OF LIABILITY
FR
Dans la mesure permise par la loi, je renonce à toute réclamation découlant des risques inhérents à l’activité ou de dommages matériels contre Courir Laurentides – 9554-3468 Québec inc., ainsi que les municipalités, propriétaires ou gestionnaires de sites, organisateurs, administrateurs, employés, bénévoles, fournisseurs, partenaires et commanditaires liés à l’événement.
La présente clause n’exclut ni ne limite la responsabilité pour un préjudice corporel ou moral, ni pour un préjudice matériel résultant d’une faute intentionnelle ou lourde, ni dans toute autre situation où une telle exclusion ou limitation est interdite par la loi.
EN
To the extent permitted by law, I waive any claim arising from the risks inherent in the activity or from property damage against Courir Laurentides – 9554-3468 Québec Inc., as well as the municipalities, property owners or site managers, organizers, directors, employees, volunteers, suppliers, partners, and sponsors associated with the event.
This clause does not exclude or limit liability for bodily or moral prejudice, property damage resulting from an intentional or gross fault, or any other situation in which such exclusion or limitation is prohibited by law.
8. ANNULATION, REPORT, INTERRUPTION OU MODIFICATION DE L’ÉVÉNEMENT / EVENT CANCELLATION, POSTPONEMENT, INTERRUPTION OR MODIFICATION
FR
La tenue de l’événement demeure conditionnelle à des circonstances permettant d’assurer la sécurité des participants, bénévoles, employés, fournisseurs et du public, ainsi que la protection des lieux utilisés.
Courir Laurentides peut, de bonne foi et lorsque cela est raisonnablement nécessaire, modifier, reporter, interrompre ou annuler l’événement, en tout ou en partie, à sa discrétion ou à la demande d’une municipalité, d’un propriétaire, d’un gestionnaire de site ou d’une autorité compétente, notamment dans les situations suivantes :
- conditions météorologiques défavorables ou dangereuses;
- fermeture partielle ou complète du site, des routes ou des sentiers;
- conditions du terrain ou de la chaussée jugées inadéquates;
- risque réel ou potentiel pour la sécurité des personnes;
- urgence, sinistre, catastrophe naturelle, force majeure ou ordre d’une autorité publique;
- impossibilité d’obtenir ou de maintenir une autorisation, un permis, un accès ou une entente de passage;
- toute autre circonstance indépendante du contrôle raisonnable de Courir Laurentides.
Courir Laurentides peut également modifier le parcours, la distance réelle, l’horaire, les heures ou vagues de départ, les services, les zones d’accès ou la capacité de l’événement lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour assurer la sécurité, respecter les exigences applicables ou permettre la tenue de l’événement. Les participants seront informés dès que raisonnablement possible.
Une modification qui ne constitue pas une annulation complète ne donne droit à aucun remboursement, crédit, compensation ou report, sous réserve des droits prévus par la loi.
En cas de report ou d’annulation complète, Courir Laurentides déterminera les mesures applicables selon les circonstances, les engagements financiers déjà encourus et les dispositions légales applicables. Toute mesure de remplacement, tout crédit, transfert ou remboursement sera établi conformément au droit applicable et communiqué aux participants concernés.
EN
The event remains conditional upon circumstances that allow for the safety of participants, volunteers, employees, suppliers, and the public, as well as the protection of the premises used.
Courir Laurentides may, in good faith and where reasonably necessary, modify, postpone, interrupt, or cancel the event, in whole or in part, at its discretion or at the request of a municipality, property owner, site manager, or competent authority, including in the following circumstances:
- adverse or dangerous weather conditions;
- partial or complete closure of the site, roads, or trails;
- terrain or road conditions deemed unsuitable;
- an actual or potential risk to any person’s safety;
- an emergency, disaster, natural event, force majeure, or order from a public authority;
- inability to obtain or maintain a required authorization, permit, access, or right-of-way agreement;
- any other circumstance beyond Courir Laurentides’ reasonable control.
Courir Laurentides may also modify the course, actual distance, schedule, start times or waves, services, access areas, or event capacity where reasonably necessary to ensure safety, comply with applicable requirements, or allow the event to proceed. Participants will be informed as soon as reasonably possible.
A modification that does not constitute a complete cancellation does not entitle the participant to a refund, credit, compensation, or deferral, subject to rights provided by law.
In the event of a postponement or complete cancellation, Courir Laurentides will determine the applicable measures based on the circumstances, financial commitments already incurred, and applicable legal requirements. Any replacement arrangement, credit, transfer, or refund will be determined in accordance with applicable law and communicated to affected participants.
9. PHOTOS, VIDÉOS ET IMAGES / PHOTOS, VIDEO AND IMAGES
FR
Des photographies et vidéos peuvent être captées pendant l’événement, notamment lors du départ, de l’arrivée, sur le parcours, au podium et dans les zones publiques.
Toute utilisation promotionnelle d’une image permettant d’identifier clairement un participant est régie par un consentement distinct. Le refus de ce consentement n’empêche pas l’inscription ni la participation à l’événement.
Je comprends qu’une demande concernant l’utilisation future d’une image peut être transmise à Courir Laurentides au moyen des coordonnées indiquées sur son site Web. Une telle demande n’oblige pas Courir Laurentides à rappeler du matériel déjà imprimé ou distribué avant sa réception, sous réserve de la loi applicable.
EN
Photographs and videos may be captured during the event, including at the start, finish, on the course, at the podium, and in public areas.
Any promotional use of an image that clearly identifies a participant is governed by a separate consent. Refusing that consent does not prevent registration or participation in the event.
I understand that a request concerning future use of an image may be submitted to Courir Laurentides using the contact information on its website. Such a request does not require Courir Laurentides to recall material already printed or distributed before the request was received, subject to applicable law.
10. CONSENTEMENT PARENTAL ET PARTICIPANTS MINEURS / PARENTAL CONSENT AND MINOR PARTICIPANTS
FR
Lorsque la personne inscrite est mineure, je confirme être son parent, son tuteur ou le titulaire de l’autorité parentale et avoir l’autorité requise pour agir en son nom. J’autorise sa participation, je reconnais avoir pris connaissance des risques et j’accepte les présentes conditions en son nom, dans la mesure permise par la loi.
Je m’engage à informer le participant mineur des règles et consignes de sécurité applicables et à fournir toute supervision exigée par Courir Laurentides.
EN
Where the registered participant is a minor, I confirm that I am the participant’s parent, legal guardian, or holder of parental authority and have the required authority to act on the participant’s behalf. I authorize the minor’s participation, acknowledge the risks, and accept these terms on the minor’s behalf, to the extent permitted by law.
I agree to inform the minor participant of the applicable rules and safety instructions and to provide any supervision required by Courir Laurentides.
11. LOI APPLICABLE ET VERSION LINGUISTIQUE / GOVERNING LAW AND LANGUAGE
FR
Les présentes conditions sont régies et interprétées conformément aux lois en vigueur dans la province de Québec.
En cas de divergence entre les versions française et anglaise, la version française prévaut, sous réserve des droits linguistiques prévus par la loi.
EN
These terms and conditions are governed by and interpreted in accordance with the laws in force in the Province of Québec.
In the event of a discrepancy between the French and English versions, the French version prevails, subject to language rights provided by law.
12. ACCEPTATION ÉLECTRONIQUE / ELECTRONIC ACCEPTANCE
FR
En cochant la case d’acceptation sur la plateforme d’inscription, je confirme avoir eu la possibilité de lire les présentes conditions, les avoir comprises et acceptées d’y être lié. Je confirme également que les renseignements fournis lors de l’inscription sont exacts et complets.
EN
By checking the acceptance box on the registration platform, I confirm that I had the opportunity to read these terms, that I understand them, and that I agree to be bound by them. I also confirm that the information provided during registration is accurate and complete.
CONSENTEMENT DISTINCT RELATIF AUX IMAGES / SEPARATE IMAGE CONSENT
Ce consentement doit être présenté dans une case distincte et facultative sur la plateforme d’inscription.
FR
Je consens à ce que Courir Laurentides – 9554-3468 Québec inc. utilise, sans compensation financière, des photographies ou vidéos sur lesquelles je suis clairement reconnaissable à des fins promotionnelles, publicitaires, informatives et médiatiques liées à ses activités et événements, notamment sur ses sites Web, réseaux sociaux, infolettres, publicités, communiqués, affiches, guides et publications imprimées. Je comprends que je peux retirer ce consentement pour les utilisations futures en communiquant avec Courir Laurentides, sous réserve de la loi applicable et du matériel déjà imprimé ou distribué.
EN
I consent to Courir Laurentides – 9554-3468 Québec Inc. using, without financial compensation, photographs or videos in which I am clearly recognizable for promotional, advertising, informational, and media purposes related to its activities and events, including on its websites, social media, newsletters, advertisements, press releases, posters, guides, and printed publications. I understand that I may withdraw this consent for future uses by contacting Courir Laurentides, subject to applicable law and material already printed or distributed.
FR
Lorsque la personne inscrite a moins de 14 ans, le consentement à l’utilisation de son image doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale ou son tuteur. Pour une personne inscrite âgée de 14 à 17 ans, ce consentement peut être donné par la personne elle-même, le titulaire de l’autorité parentale ou son tuteur.
EN
For registered participants under 14, consent to the use of their image must be given by the holder of parental authority or their legal guardian. For registered participants aged 14 to 17, consent may be given by the participant themselves, the holder of parental authority, or their legal guardian.
